Модель не видит цвет заливки, не понимает, что жирная строка — это заголовок группы, и не догадается, что «—» означает «данных нет». Двенадцать правил ниже превращают обычную рабочую таблицу в источник, который ИИ прочитает без ошибок.
Все правила проверяются простым тестом: сохраните лист как CSV и откройте его в блокноте. Всё, что потерялось или стало непонятным, — потеряется и для ИИ. Если в блокноте таблица по-прежнему читается однозначно, вы всё сделали правильно.
Структура
Один лист — одна таблица, одна сущность
Не размещайте на листе рядом «Заказы» и «Клиентов» или две таблицы друг под другом. Каждая сущность — на своём листе или в своём файле.
Ровно одна строка заголовков в первой строке
Над таблицей не должно быть названия отчёта, логотипа и пустых строк. Шапка — одна строка, без объединений на два уровня.
Строка 3: «Сумма» объединена над «план» и «факт»
Дата | Менеджер | Сумма план, ₽ | Сумма факт, ₽Одна строка — одна запись
Одна строка описывает один заказ, одну операцию, одного сотрудника. Если у заказа три позиции — это три строки с одинаковым номером заказа, а не три значения через запятую в одной ячейке.
ZK-12 | кабель, муфта, хомутZK-12 | кабельZK-12 | муфтаZK-12 | хомутНикаких объединённых ячеек
В объединённом диапазоне значение есть только в первой ячейке, остальные — пустые. Повторите значение в каждой строке: это не избыточность, а полнота записи.
Значения
Один столбец — один тип данных
В столбце «Количество» — только числа. Не «5», «пять» и «уточнить» вперемешку. Комментарии — в отдельный столбец «Примечание».
Даты — настоящие даты в одном формате
Используйте тип «Дата» в Excel или текстовый формат ISO ГГГГ-ММ-ДД. Не «13.10», «13 окт.» и «октябрь 2026» в одном столбце.
13.10 · 13/10/26 · сер. окт.2026-10-13Числа — числами, единицы — в названии столбца
«15 400 руб.» — это текст. Число — 15400, а единица измерения переезжает в заголовок: «Сумма, ₽». Не используйте пробелы как разделители тысяч внутри значения.
Сумма: 15 400 руб., 2,5 т.р.Сумма, ₽: 15400, 2500Цвет не несёт смысла
Красная заливка «просрочено» исчезнет при первом же экспорте. Всё, что вы обозначаете цветом, должно быть значением в отдельном столбце. Цвет можно оставить — как условное форматирование поверх этого столбца.
Статус = просроченоПусто — значит пусто
Если значения нет, оставьте ячейку пустой. «—», «нет», «н/д» и «0» означают разное, а для машины это просто разные строки. Ноль ставьте, только когда значение действительно равно нулю.
Справочные значения — из списка
«ООО Ромашка», «Ромашка ООО» и «ромашка» — для ИИ три разных контрагента. Для повторяющихся значений настройте выпадающий список (проверка данных) или храните коды из справочника.
Связи и итоги
У каждой записи есть уникальный идентификатор
Номер заказа, табельный номер, код позиции. По нему записи связываются между таблицами, находятся дубли, а ИИ может сослаться на конкретную строку в ответе.
Итоги и пояснения — вне таблицы данных
Строка «Итого» внизу и комментарий «см. письмо от 5.10» сбоку превращаются в лишние записи. Итоги считайте сводной таблицей на отдельном листе, пояснения — в описании набора.
Как проверить себя за пять минут
- Сохраните как CSV (UTF-8) и откройте в блокноте. Первая строка — заголовки, дальше — только записи.
- Включите автофильтр и отсортируйте по каждому столбцу. Если сортировка «рвёт» группы или итоги уезжают в середину — правила 3, 4 и 12 нарушены.
- Посмотрите уникальные значения в столбцах-справочниках через фильтр. Разные написания одного и того же — нарушено правило 10.
- Спросите ИИ: «Опиши структуру таблицы: какие столбцы, какие типы, что в них не так». Хорошая таблица описывается одним абзацем без оговорок.